1. Quem cuida dos seus dados
O controlador dos dados tratados no sistema interno é a Agência Extend, CNPJ 35.557.969/0001-42. É a agência que decide para que e como os dados são usados.
O canal do encarregado pela proteção de dados (DPO) é hub.extend@agenciaextend.com.br. Quem tem acesso ao sistema também pode fazer pedidos em Configurações → Meu perfil → Privacidade.
Esta política vale para as pessoas da equipe que usam o sistema e para as pessoas dos clientes cujos dados a equipe registra para prestar o serviço (contatos, participantes de reuniões).
2. Quais dados tratamos
| Categoria | Dados |
|---|---|
| Cadastro da equipe | Nome, e-mail, telefone, cargo, foto (se enviada), papel no sistema, setores e permissões. |
| Uso do sistema | Demandas criadas e atribuídas, comentários e menções, tempo registrado, aprovações, treinamentos feitos, avisos recebidos, último acesso e o histórico de alterações (quem mudou o quê e quando). |
| Aparelhos | Quando você liga os avisos no celular ou computador: o endereço técnico de entrega do navegador e o tipo de aparelho. |
| Clientes da agência | Dados da empresa e das pessoas de contato (nome, cargo, telefone, e-mail), reuniões e anotações, arquivos, ideias e identificadores das contas de anúncio e redes sociais atendidas. |
| Técnicos | Cookies de sessão, data e hora de acesso e endereço IP registrados pelos provedores de hospedagem e login, por segurança. |
O sistema não pede dados sensíveis (saúde, religião, opinião política, origem racial, biometria e outros do art. 5º, II da LGPD). Não registre esse tipo de informação em comentários, fichas ou arquivos.
3. Para que usamos e com qual base legal
| Para que | Base legal (art. 7º da LGPD) |
|---|---|
| Dar acesso ao sistema, distribuir e acompanhar o trabalho da equipe | Execução de contrato com quem trabalha na agência (inciso V). |
| Atender os clientes: fichas, contatos, reuniões, cronogramas, aprovações | Execução do contrato com o cliente (inciso V) e legítimo interesse da agência em prestar o serviço (inciso IX). |
| Segurança: login, histórico de alterações, encerrar sessões ao pausar um acesso | Legítimo interesse (inciso IX) e cumprimento de obrigação legal de guarda de registros (inciso II). |
| Enviar avisos no celular e no computador | Consentimento (inciso I): você liga e desliga quando quiser, no sistema ou no aparelho. |
| E-mails de convite, senha e aviso de acesso | Execução de contrato (inciso V) e segurança da conta (inciso IX). |
| Treinamentos e acompanhamento de quem concluiu | Legítimo interesse em capacitar a equipe (inciso IX). |
| Responder a processos e fiscalizações | Exercício regular de direitos (inciso VI) e obrigação legal (inciso II). |
Não usamos os dados para publicidade, não vendemos dados e não tomamos decisões automatizadas que afetem você sem análise de uma pessoa.
4. Com quem compartilhamos
Só com fornecedores que fazem o sistema funcionar, que tratam os dados em nome da agência (operadores) e apenas para isso:
- Supabase: banco de dados, login e arquivos.
- Vercel: hospedagem do sistema (servidores nos Estados Unidos, ao lado do banco de dados).
- Titan (contratado pela HostGator): envio dos e-mails do sistema.
- Serviços de aviso dos navegadores (Google, Apple, Mozilla, Microsoft): entregam o aviso no seu aparelho, com o título e o texto do aviso.
- YouTube, Loom, Google Drive e Vimeo: só quando uma aula de treinamento tem vídeo dessas plataformas e você abre a aula. Vídeos do YouTube usam o modo de privacidade reforçada.
Também podemos informar dados a autoridades quando a lei ou uma ordem judicial exigir.
5. Dados guardados fora do Brasil
O banco de dados (Supabase) e o servidor do sistema (Vercel) ficam nos Estados Unidos. Essa transferência internacional segue o art. 33 da LGPD, com as garantias contratuais de proteção de dados oferecidas pelo fornecedor (cláusulas-padrão contratuais) e as medidas de segurança descritas no item 7.
6. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Cadastro e trabalho de quem está na equipe | Enquanto houver vínculo com a agência. |
| Depois do desligamento | O acesso é pausado na hora. O histórico de trabalho fica guardado por até 5 anos, prazo para defesa em ações trabalhistas e cíveis, e depois é apagado ou anonimizado. |
| Avisos do sistema | Apagados 180 dias depois de lidos, e no máximo 1 ano depois de enviados. |
| Convites não aceitos | Apagados 90 dias depois de vencerem ou serem cancelados. |
| Aparelhos com avisos ligados | Apagados depois de 1 ano sem uso. |
| Histórico de alterações (auditoria) | 5 anos. |
| Pedidos sobre dados pessoais | 5 anos depois de respondidos, como prova do atendimento. |
| Dados de clientes e seus contatos | Durante o contrato e por até 5 anos depois, para obrigações legais e defesa de direitos. |
A limpeza dos avisos, convites, aparelhos e registros antigos é feita automaticamente todos os dias.
7. Como protegemos
- Conexão sempre criptografada (HTTPS) e senhas guardadas de forma irreversível (hash).
- Cada pessoa vê só o que o papel e as permissões dela permitem, com a regra aplicada no próprio banco de dados, não só na tela.
- Chaves de acesso a ferramentas de terceiros são guardadas cifradas (AES-256-GCM).
- Alterações importantes ficam registradas com autor, data e o antes e depois.
- Quando um acesso é pausado, a sessão é encerrada em todos os aparelhos.
Se houver um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante, a agência avisa as pessoas afetadas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), como pede o art. 48 da LGPD.
9. Seus direitos e como pedir
Pelo art. 18 da LGPD, você pode, a qualquer momento:
- confirmar se tratamos seus dados e ter acesso a eles;
- corrigir dados incompletos, errados ou desatualizados;
- pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desacordo com a lei;
- receber seus dados em formato aberto para levar a outro fornecedor (portabilidade);
- saber com quem seus dados são compartilhados;
- retirar o consentimento, quando ele for a base do uso (como os avisos no aparelho);
- se opor a um uso feito com base em outra hipótese legal, quando houver descumprimento da lei.
Como pedir: no sistema, em Configurações → Meu perfil → Privacidade, você baixa uma cópia dos seus dados na hora e faz qualquer outro pedido. Quem não usa o sistema (por exemplo, contatos de clientes) pode escrever para hub.extend@agenciaextend.com.br. Respondemos em até 15 dias.
Alguns dados precisam ser mantidos mesmo com pedido de exclusão, quando a lei obriga ou para defesa em processos. Nesses casos explicamos o motivo na resposta. Você também pode reclamar à ANPD em gov.br/anpd.
10. Mudanças nesta política
Quando esta política mudar, a data no topo é atualizada e quem usa o sistema vê um aviso para ler a versão nova.